Tietosuojaseloste

Rekisterin nimi

Erka Oy, asiakas- ja toimittajarekisteri

tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU GDPR:n mukaisesti. Voimme aika ajoin muuttaa tätä tietosuojaselostetta joko ilmoittaen siitä etukäteen tai ilmoittamatta. Suosittelemme, että aika ajoin vierailet uudelleen tällä tietosuojaselostesivulla muutoksien huomaamiseksi.

Rekisterinpitäjä

Erka oy
Y-tunnus: 2162144-7
Levysepänkatu 5, 04440 JÄRVENPÄÄ

Rekisteriasioista vastaava henkilö

Erka Oy
Riku Räikkönen, toimitusjohtaja
riku.raikkonen@erka.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Toimintamme pohjautuu lailliseen liiketoimintaan, joten noudatamme myös EU regulaatiota henkilötietojen tallentamisesta – tämä lyhennettynä on oheiset kuusi kohtaa:

  • Tiedot, joita henkilöstä tallennamme ovat lainmukaisia, kohtuullisia ja läpinäkyvää käsittelyn osalta. Tämä tarkoittaa, että voit milloin tahansa saada tietosi saataville.
  • Tiedolla on käyttötarkoitussidonnaisuus – esimerkiksi tiedot, joita henkilöistä keräämme, ovat vain tiettyyn käyttötarkoitukseen sidottuja. Emme luovuta tietojasi ulkopuolisille tahoille, ellei siihen ole asianmukaista syytä.
  • Minimoimme tallentamamme tiedon – tallennamme vain tarpeellisen
  • Pyrimme pitämään tietomme täsmällisinä.
  • Rajoitamme tiedon säilytystä – tiedoille on määritelty käyttöikä, jonka jälkeen ne joko automaattisesti tai rutiininomaisesti poistetaan, ellei säilytykselle ole lakiin perustuvaa syytä pitää
  • Tallennamme ehyttä ja luotettavaa tietoa, esimerkiksi varmuuskopioiden kautta varmennettuna

Pääasiallisia tiedon käyttötarkoituksia ovat: myynti, markkinointi, asiakasviestintä, markkinoinnin suunnittelu ja kohdentaminen, asiakaspalvelun kehittäminen, sekä palvelun ja liiketoiminnan kehittäminen. Uusien mahdollisten asiakkaiden tietojen keruu perustuu yritystoimintaan ja keräämme itse tiedot.

Rekisterin tietosisältö

Tallennamme asiakassuhteeseen liittyen minimitiedot, johon tyypillisesti kuuluu henkilön yksilöity nimi, yhtiö sekä kontaktitiedot kuten sähköposti ja puhelinnumero.

Kerättyjä tietoja ovat:

  • Etu- ja sukunimi
  • Titteli
  • Yhteystiedot (kuten yrityksen nimi, kontaktiedot jne.)
  • Asiakkuuteen liittyvä muu tekstimuotoinen tieto
  • Markkinointilupa tai kielto
  • IP-osoitetieto tai muu tunniste
  • Evästäiden kautta kerättävät tiedot
  • Sosiaalisen median kanavista kerättävät tiedot
  • www sivujen osoite

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteinä toimii muun muassa:

  • LinkedIn, Google Analytics ja sivustolla olevat web-lomakkeet
  • Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään rekisterinpitäjän omassa toiminnassa asiakasasioinnin yhteydessä muun muassa puhelimitse, verkkopalvelussa sekä asiakastapahtumissa
  • Lisäksi liiketoimintaan liittyen esimerkiksi uusien asiakkaiden hankintaan liittyen, voimme käyttää esimerkiksi mediasta poimittuja nimiä, joihin voimme ottaa yhteyttä liiketoimintamielessä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Käytämme kolmansien osapuolten palveluja sellaisten tietojen käsittelemiseen ja säilyttämiseen, mitkä saattavat sisältää henkilötietoja. Kolmannet osapuolet kuitenkin toimivat puhtaasti henkilötietojen käsittelijöinä, joilla on oikeus käsitellä tällaisia tietoja ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa, ja Erka Oy pysyy tällaisten tietojen ainoana rekisterinpitäjänä.

Luovutamme rajoitetusti henkilötietoja muille osapuolille – tämä käytännössä tarkoittaa oheista:

  • Käytämme sähköpostimarkkinoinnin työkaluja. Näihin tallennettuna ovat vain nimi, yritys sekä sähköpostiosoite.
  • Käytämme laskutusjärjestelmää, jonne tallennamme minimoituna mm. oheista: Asiakkaan henkilön nimi, kontaktitiedot sekä asiakassuhteeseen liittyvät toiminteet kuten laskutus ja reskontra.
  • Käytämme asiakassuhteiden hoitamiseen verkkosivustoamme, jonne tallennamme minimoituna mm. oheista: henkilön nimi, kontaktitiedot sekä asiakassuhteeseen liittyvät toiminteet kuten tarjouspyynnöt sivustolta.
  • Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön mukaisissa rajoissa tai määräysten niin vaatiessa esimerkiksi väärinkäytösten selvittämiseksi.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Erka Oy:llä on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset turvallisuuskäytännöt ja prosessit turvaamassa henkilötietoja häviämiseltä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä.

Rekisteriin sisältyvät henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät käsiksi ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään. Henkilötietoja käsittelevällä henkilöstöllä on vaitiolovelvollisuus.

Järjestelmä on suojattu suojausohjelmiston avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Palvelinympäristö on suojattu salasanoilla ja asianmukaisella palomuurilla. Palvelimen ja käyttäjän koneen välinen tietoliikenne kulkee salattuna. Lisäksi rekisterinpitäjän tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muiden teknisten toimenpiteiden avulla. Henkilötietoja sisältävien aineistojen hävitys tehdään tietoturvallisesti.

Tarkastusoikeudet

Sinulla on oikeus saada pääsy henkilötietoihisi ja saada sinua koskevat virheelliset tiedot korjatuksi. Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista, milloin tahansa, elleivät meidän oikeutettu etumme tai laissa asetettu vaatimus estä joidenkin henkilötietojen poistamista. Tiedot luovutetaan asiakkaalle ymmärrettävässä muodossa ja tarvittaessa kirjallisesti. Pyynnöt osoitetaan sähköpostilla osoitteeseen erka@erka.fi

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Lisäksi henkilötietoja voidaan poistaa, mikäli asiakas väärinkäyttää palvelua tai harjoittaa palvelun avulla rikollista tai muuta kiellettyä toimintaa. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään tiedon korjaamiseksi. Pyynnöt osoitetaan sähköpostilla erka@erka.fi

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja tässä rekisteriselosteessa mainittuihin tarkoituksiin, ellei toisin ole sovittu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä. Markkinointikieltoja (soitto, painettu suoramarkkinointi, tekstiviesti ja sähköposti) koskevat tietojen korjauspyynnöt osoitetaan sähköpostilla erka@erka.fi

Evästeet

Eväste on pieni tiedosto, jonka verkkosivusto varastoi vierailijan tietokoneelle ja jonka vierailijan selain tarjoaa verkkosivulle joka kerta vierailijan vieraillessa sivustolla. Käytämme verkkosivuillamme sellaisia evästeitä, jotka tekevät mitä niiden on tarkoituskin tehdä – nimittäin parantaa käyttäjäkokemusta tai seurata Erka Oy:n verkkosivujen liikennettä. Voit poistaa evästeet käytöstä tai asettaa selaimen asetuksista evästeille hälytyksen.

Verkkosivujen analyysit ja mainosevästeet

Saadaksemme lisätietoa verkkosivustomme liikenteestä käytämme kolmannen osapuolen tarjoamaa analysointityökalua ja mainontaa.

Erka Oy verkkosivut käyttävät Google Inc:n (”Googlen”) tarjoamaa Google Analytics –verkkoanalyysipalvelua. Google Analytics käyttää evästeitä analysoidakseen, miten käyttäjät käyttävät sivustoa. Evästeen luoma informaatio siitä, miten käytät verkkosivustoa (mukaan lukien IP- osoitteesi) lähetetään ja varastoidaan Googlen toimesta Yhdysvalloissa sijaitseville palvelimille. Sivumme käyttää IP-anonymisointia. Näin ollen Google lyhentää/anonymisoi Euroopan unionin jäsenvaltioiden ja Euroopan talousalueen jäsenten kansalaisten IP-osoitteen viimeisen oktetin. Ainoastaan poikkeuksellisissa tapauksissa koko IP-osoite lähetetään ja lyhennetään Yhdysvalloissa Googlen palvelimien toimesta. Google käyttää näitä tietoja verkkosivuntarjoajan puolesta sivun käytön arvioimiseen, verkkosivujen liikennettä koskevien raporttien laatimiseen verkkosivujentoimittajille ja muiden verkkosivujen liikenteeseen ja verkkosivujen käyttöön liittyvien palvelujen tarjoamiseksi verkkosivujentarjoajalle.

Voit estää Googlen tietojen keräämisen ja tietojen käytön (evästeet ja IP-osoitteet) lataamaan ja asentamalla selaimen liitännäisohjelman, joka on saatavilla täältä: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl =en tai käyttämällä muuta mainosten- ja seurannanestotyökaluja.

Käytämme myös Google Analyticsia analysoidaksemme AdWord ja DoubleClick Cookies –palveluiden tietoja. Voit estää tämän tietojen käsittelyn Googlen yksityisyysasetuksien kautta täältä: https://myaccount.google.com/

Päivitetty 21.5.2018

Tärytekniset ratkaisut tuotantoon
 (09) 274 6850

ERKA OY

ERKA OY - Tärytekniset ratkaisut tuotantoon.

 (09) 274 6850



Copyright © 2016 · All Rights Reserved · Erka Oy

Tämä sivusto käyttää evästeitä. Lue lisää ››
Tietosuojaseloste ››